Model scrisoare de amânare a unui termen de predare

0

În activitatea curentă a unui specialist în PR și comunicare se ivesc uneori situații mai delicate care necesită o atenție sporită. Imaginați-vă că sunteți responsabil/ă de imaginea unei companii oarecare și directorul general al companiei vă înștiințează că au intervenit diferite probleme și un termen contractual nu poate fi îndeplinit la timp. Responsabilitatea voastră va fi aceea de a redacta o scrisoare de amânare a termenului de predare prin intermediul căreia i se va aduce la cunoștința clientului amânarea termenului.

Redactarea unui astfel de document necesită o atenție deosebită, întrucât vouă vă va reveni rolul de a transmite clientului o informație mai puțin plăcută, în așa fel încât acesta să nu reacționeze într-un mod negativ, ci să accepte negocierea unui alt termen.

Pentru a reuși acest lucru, actul structural al comunicării este de dorit să conțină câteva elemente importante:

1. o menționare pozitivă a colaborării, cu asigurarea că proiectul/lucrare/serviciul la care urmează să vă referiți se desfășoară în bune condiții și că acesta/aceasta este o prioritate absoluta pentru companie;

2. invocarea contractului in cauză și menționarea problemei apărute (personal consider că trebuie asumată o parte din răspundere, chiar dacă întârzierea se datorează unei părți terțe. Dacă întârzierea se datorează unei erori proprii, consider că oportună asumarea întregii răspunderi);

3. asigurarea că buna desfășurare a proiectului/contractului în ansamblu nu este pusă în pericol. Aici ar fi ideal construirea unui scenariu win-win, arătând subtil că și clientul ar avea de câștigat de pe urma amânării;

4. expunerea concretă a termenului ce trebuie amânat;

5. propunerea unui cadru legal al amânării (act adițional la contract);

6. scuze pentru eventualele neplăceri create de amânare;

În ceea ce privește redactarea scrisorii de amânare în sine este util a se ține cont de următoarele elemente:

1. antet, de obicei în header;

2. formulă de salut; de dorit a fi foarte formală și corectă. A nu se folosi titluri academice sau un al doilea prenume dacă nu sunteți siguri de corectitudinea lor;

3. partea principală, care urmează structura menționată anterior;

4. formula de încheiere, de dorit păstrarea aceluiași registru formal;

5. numele directorului în numele căruia vă adresați. Între formula de salut și nume este de dorit lăsarea unui spațiu liber de 2-3 rânduri. În acest spațiu, deci între formula de încheiere și nume trebuie trecută semnătura și, eventual, ștampila companiei;

6. referințe, de regulă în footer. Acestea trebuie să conțină:

a) Inițialele celui care a redactat scrisoarea

b) Anexa: numele anexei (act aditional nr…..)

c) Numele persoanelor care mai primesc o copie a scrisorii (în cadrul companiilor mai mari o asemenea scrisoare va fi, cel mai probabil, trimisă directorilor altor departamente direct implicate);

Pentru a vă face o idee mai clară despre cum ar trebui redactată o scrisoare de amânare a unui termen contractual puteți consulta și modelul pe care îl găsiți AICI.

Acest articol a fost scris de Dan Pătrașcu-Baba. Mai multe informații despre autor găsiți pe blogul său, pe Facebook și pe Twitter.

ADAUGĂ COMENTARIUL TĂU

  • (will not be published)

XHTML: Poţi folosi următoarele tag-uri: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>