Cum trimiți corect un e-mail către multe contacte

2

Cu siguranță ai auzit o mulțime de lume care îți povestește cum nu se trimite un e-mail. Mai ales pe rețelele de socializare, zilnic se plânge cineva că o PR-istă de la nu știu ce agenție a trimis un e-mail total aiurea. Pentru că nu vrei să ajungi vreodată să îngroși rândurile fetelor preaînjurate, cred că e momentul potrivit să discutăm despre cum se trimite corect un e-mail. Da, e o artă și asta.

Să zicem că vrei să trimiți către participanții la un eveniment un e-mail prin care să le amintești că trebuie să confirme participarea. Pentru a complica lucrurile, să zicem că e vorba de 150 de participanți, deci ți-ar lua ceva timp să trimiți un e-mail către fiecare în parte. Tendința generală e să iei cu copy/paste adresele de e-mail din baza ta de date (cel mai probabil un document Excel) și să le pui, pe toate, în căsuța destinatarului. Sau la CC. Sau la BCC. Nu așa se face! Oamenilor nu le place să știe că adresa lor de e-mail ajunge încă la câteva zeci de oameni și vor să simtă că mesajul le-a fost trimis doar lor, nu e un fel de spam.

Procedura cea mai elegantă e să folosești Mail Merge-ul din Microsoft Office. Pentru asta ai nevoie de o bază de date în Excel, cu adresele de e-mail către care urmează să faci trimiterea. Mai ai nevoie să-ți configurezi contul de Outlook, pentru a putea trimite e-mailuri de pe ce adresă consideri tu potrivit (preferabil una de office sau, în lipsa ei, o adresa mai formală de tipul prenume.nume@gmail.com). E ușor de configurat, durează câteva minute doar și e o procedură pe care o faci o singură dată. Nu uita să-ți configurezi și o semnătură cu datele de contact la care te pot contacta alții.

Odată ce ai fișierul cu adresele de e-mail și ți-ai setat contul de Outlook, deschizi un document nou în Word și scrii acolo conținutul pe care vrei să-l comunici în e-mail. Nu trebuie să scrii la sfârșit decât formula de salut, pentru că datele de contact vor apărea frumos din Outlook. Apoi, după ce ai scris, folosești Mail Merge. Îl găsești în Word, ca în imaginea de mai jos. Eu am Microsoft Office 2007. Dar Mail Merge se folosește la fel și cu Office 2003.

Apoi cauți în calculator locul unde ai salvat fișierul Excel în care ai adresele de e-mail și verifici să fie selectate doar acele rânduri care conțin o adresă de e-mail. Urmează pasul final. Mai trebuie doar să dai un titlu e-mail-ului (Subject) și gata. Titlul îl adaugi la sfârșit, chiar înainte de a trimite e-mailul, ca în imaginile de mai jos.

Toată procedura durează maximum 3 minute și te ajută să trimiți e-mail-uri către sute de oameni în timp foarte scurt. După ce ai urmat toți pașii de mai sus, e-mail-urile se trimit automat prin adresa de mail pe care ai introdus-o tu în Outlook. Te sfătuiesc să lași fișierele să lucreze, fără să mai aduci modificări în Word, pentru că ai șanse să blochezi procesul sau să se trimită mail-uri duplicat. Dacă e vorba de peste 200 de contacte în baza de date, am observat că undeva la peste 130 începe să lucreze puțin mai încet. Totuși, în maximum 5 minute se trimit toate e-mail-urile.

E cea mai rapidă și mai elegantă metodă de a avea mail-uri în care la destinatar apare doar o singură adresă. Bineînțeles, se pot personifica textele, astfel încât fiecare destinatar să vadă o adresare de tipul ”Stimată dnă. Popescu,”. E tot un proces care se poate automatiza din Mail Merge și dă o notă personală mesajului pe care îl trimiți. Cel căruia îi scrii n-o să se mai simtă ca un simplu nume într-o listă de adrese de e-mail, o să recepteze mesajul mai atent pentru că simte că îi este direct adresat.

 

Tags: ,

  1. ildiko

    Sa trimiti cu mail merge folosind adresa de gmail nu mai e o ideea atat de buna pentru ca Gmail iti blocheaza contul daca observa ca trimiti acelasi mail la o baza de date. Asa ca cea mai buna varianta ramane folosirea unei adrese de office.

    Reply

ADAUGĂ COMENTARIUL TĂU

  • (will not be published)

XHTML: Poţi folosi următoarele tag-uri: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>