Cum scriem corect un e-mail

11

Poate titlul articolului vi se pare puțin deplasat ținând cont că ne aflăm în era internetului și că termenul ”e-mail” a apărut în anii ’70. Însă, din păcate, foarte multă lume nu știe nici în zi de azi să trimită corect un e-mail, chiar dacă această metodă de comunicare este uneori un prim contact cu o persoană nouă și reprezintă cartea noastră de vizită.

Pentru un om de comunicare, un e-mail scris corect poate avea rezultate foarte bune pe termen lung. Spre exemplu, eu am legat prietenii trainice sau colaborări de lungă durată cu oameni pe care i-am contactat prin e-mail. Pe de altă parte, un e-mail scris greșit poate închide uși foarte greu de redeschis. Mai jos, cu câteva subpuncte, încerc să subliniez ce este esențial atunci când trimitem un e-mail.

1. La fel ca o scrisoare, un e-mail are un destinatar. Este de prost gust să trimitem e-mailuri către multe persoane odată, mai ales dacă acele persoane nu se cunosc între ele. Atunci când în discuție sunt totuși mai multe persoane (ex. directorul economic al unei companii, agentul de vânzări care se ocupă de un anume cont și persoana responsabilă de marketing) este de bun simț să adresăm e-mailul persoanei cu care discutăm în mod direct și să trecem celelalte persoane în câmpul CC.

2. Un e-mail are întotdeauna un ”subiect”, adică un titlu. Acesta trebuie să fie gândit ca titlul unui articol de pe blog sau din ziar, adică să transmită cât mai clar despre ce este vorba în e-mail. Dacă, spre exemplu, vrem să cerem cursurile unui coleg, subiectul e-mailului ar putea să fie ”Cursuri prof. X”, ”Rugăminte xerox cursuri” sau alte formule asemănătoare. Dacă trimitem un CV către o companie, nu vom pune titlul e-mailului ”CV”, ci ”CV Prenume Nume”, pentru a-l face mai ușor de găsit în căutări.

! Niciodată nu trimitem mailuri în care nu am completat câmpul pentru titlu. De asemenea, niciodată nu trimitem mailuri care au ca tiltu o formă de salut. Eu recunosc că dau o notă foarte prostă celor care nu știu să pună titluri e-mail-urilor și citesc mai mult printre rânduri conținutul lor.

3. Începem mereu cu un salut, mai ales când scriem pentru prima dată unei persoane. Dacă lucrăm într-o companie și scriem mailuri în numele companiei, nu începem cu un salut prietenesc, decât dacă situația permite. Nu, un prim e-mail către un blogger nu se începe cu ”Servus, dragă” sau ”Ceau, te știu de pe Facebook”! După formula de salut punem virgulă, ca în scrisorile normale.

4. Conținutul e-mail-ului trebuie să fie coerent și fără greșeli gramaticale. Îmi inspiră încredere o persoană care își poate structura bine ideile și are grijă la detalii, nu una care scrie haotic și uită câți i are un cuvânt sau unde este locul cratimei. Un e-mail bine scris are mai multe paragrafe (dacă este lung) și nu conține toată informația într-un bloc de text fără cap și fără coadă.

5. Documentele pe care le atașăm unui e-mail sunt și ele importante. La fel ca în cazul e-mail-ului, titlul lor trebuie să fie sugestiv, să rezume subiectul documentului. Dacă trimitem poze, acestea trebuie să fie de dimensiuni reduse, niciodată foarte mari. În cazul în care trebuie să trimitem poze mari, folosim un client de transfer de date, cum ar fi transfer.ro sau wetransfer.com. În acest mod, evităm ca e-mail-ul pe care îl trimitem să fie respins de unii clienți de mail, dacă au anumite restricții. Formatul documentelor din atașament trebuie să fie unul folosit de cât mai multă lume. Nu trimitem documente în format .docx (din Microsoft Office 2007), ci le adaptăm la forma folosită de cea mai mare parte din populație, Microsoft Office 2003, adică .doc. Nu riscăm astfel ca destinatarul să fie pus în situații inconfortabile, în care nu poate deschide documentul.

6. Ca orice scrisoare, un e-mail trebuie să conțină o formulă de încheiere. Dacă la începutul e-mail-ului am folosit salutul de politețe, nu vom încheia e-mail-ul cu ”Te pup”, ”xoxo”, ”Ceau, dragă!”, ci cu o formulă adecvată. E important să avem grijă să păstrăm, pe tot parcursul mailului, aceeași formulă de adesare.

7. Un element foarte important și neglijat de multă lume este semnătura. În semnătura e-mail-ului trebuie să avem: nume și prenume, funcția pe care o deținem, compania pentru care lucrăm (dacă este cazul), datele noastre de contact, adesa site-ului companiei pe care o reprezentăm sau a blogului nostru (dacă se pretează) și rețelele de socializare în care activăm. Foarte multă lume folosește setări simple pentru e-mail, deci nu oricine poate accesa link-uri. Din acest motiv, este bine ca în semnătură să scriem link-urile complete ale profilelor de Facebook, Twitter și altele pe care vrem să le promovăm. Să nu exagerăm totuși, nu vom avea o semnătură foarte complexă, ne vom rezuma la strictul necesar.

8. Înainte de a trimite un e-mail, obligatoriu îl citim! Greșelile de scriere (typos) pot apărea fără să ne dăm seama și arată urât. De asemenea, atunci când recitim este important să urmărim firul logic din e-mail, pentru a ne asigura că destinatarul înțelege exact ceea ce vrem să transmitem.

9. Nu trimitem e-mail-uri către colaboratori seara, după ora 20:00, dimineața, înainte de ora 8:00, sau în weekend, decât dacă ni se specifică acest lucru sau dacă deja există o colaborare pe termen lung și de conținutul e-mail-ului depinde evoluția unui proiect la care lucrează mai mulți oameni.

10. Marcăm cu ”Urgent”, ”Important”, ”Foarte important” doar acele e-mail-uri care sunt într-adevăr foarte urgente sau importante și care necesită răspuns imediat. Puneți-vă în locul destinatarului. Dacă e-mail-ul pe care tocmai l-ați scris prezintă un interes real și pentru el, atunci puteți să îl marcați ca fiind foarte important. Dacă nu, rezumați-vă la a-i oferi un titlu explicativ, destinatarul va înțelege despre ce este vorba și îl va deschide oricum.

Vă doresc o rată de răspuns la e-mail de 100% și colaborări și prietenii pe termen lung!

 

Tags: , ,

  1. EMAIL

    Buna ziua !
    Am o Intrebare : e-mailuri sau e-mail-uri .Care forma este corecta ?
    Multumesc ,

    Reply
  2. celina

    buna,
    in ultima perioada am intalnit la diverse persoane care scriu mailul in engleza ca incep mailul cu hello.
    e ok aceasta abordare

    Reply
    • Cristina

      Bună,

      În general, vorbitorii nativi de limba engleză sunt mai puțin formali decât noi. Așadar, în principiu, da, este ok. Bineînțeles, depinde de context și de destinatar.

      Reply
  3. gabriela

    Buna ziua, o intrebare , vreau sa trimit un email la o adresa de email care are terminatia .ro . Cand dau click pe trimitere imi da: Vă rugăm să specificaţi cel puţin un destinatar în câmpul Către: .
    Ce trebuie sa fac?
    Va multumesc

    Reply
  4. Mihai Simona

    Buna ziua,

    Ma contrazic cu seful meu,…. Cand trimit un mail si scrius Buna ziua, domnule Iancu, este corect cum am separat prin virgula?

    Reply
  5. Gigel

    Bună, Cristina. Nelămurirea mea este următoarea: Care ar fi formatul standard dpdv al punctuației în salut?

    Ex: ”Bună, Cristina,” [sau] ”Bună Cristina,”

    În mod intuitiv aș pune virgulă între salut și nume. Altfel s-ar înțelege că celei care mă adresez e ”bună” (LOL și LOL), ceea ce nu e tot timpul prea civilizat.

    Mulțumesc.

    Reply

Leave a Reply to celina

  • (will not be published)

XHTML: Poţi folosi următoarele tag-uri: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>